En trainings, ¿los documentos se cargan por usuario o se puede generar perfiles de capacitación para varios usuarios? En caso que se puedan generar perfiles de capacitación, estos ¿son actualizados con el versionado de los procedimientos en forma automática? es decir si el sistema envía en forma automática para capacitarse.
En nuestro módulo de Trainings, se pueden crear lo que llamamos funciones de usuario, que esencialmente corresponden a perfiles de roles de trabajo específicos. Una vez que estos perfiles están definidos, se asigna a cada usuario tantas funciones de usuario como sean necesarias. Por ejemplo, puede haber una función para un monitor clínico denominada "responsable de calidad" y otra más general para todos los empleados llamada simplemente "empleado", que cubra las formaciones generales para todos los empleados.
Una vez definido el perfil de usuario, simplemente se asignan las capacitaciones relevantes a ese perfil, y el sistema automáticamente asigna las capacitaciones correspondientes a todos los usuarios con ese rol. Del mismo modo, cuando hay documentación en una capacitación y esta es revisada, el sistema automáticamente solicitará que todo el personal con esas funciones de usuario complete nuevamente esas capacitaciones para actualizarlos sobre los cambios que se han realizado. Todo el proceso está automatizado y se puede programar para mejorar la eficiencia.
En documentos, ¿la publicación se realiza automáticamente cuando alcanza la fecha establecida sin importar si todos los usuarios llegaron a capacitarse? ¿Se puede definir un porcentaje o límite mínimo de usuarios capacitados? ¿o se requiere de una liberación por algún usuario que evalúa el caso y decide extender el plazo o ejecuta con Firma Electrónica dentro del Workflow?
Aquí la solución no funciona unilateral, porque cada cliente querrá hacerlo de forma diferente de acuerdo a sus procedimientos. Por esta razón optamos por un trigger manual que es responsabilidad de QA.
Una vez QA llega al porcentaje que les parece adecuado, puede publicar el documento. El sistema no va a lanzar el documento automáticamente a menos que se programe a nivel de fecha. Si se han programado las capacidades para ser completadas en 7 días, se puede programar el documento para que se publique en 7 o en 15 días. Es decir, se puede programar una fecha determinada para la publicación, pero no responde a un porcentaje de compleción determinado.
Está en boca de todos la Inteligencia Artificial, ¿ha implementado Scilife la IA en alguno de sus procesos?
Sí, y tenemos un ejemplo concreto relacionado con el tema del Smart Quality. Hemos comentado la importancia de ser “data driven”, de utilizar estos datos para tomar decisiones basadas en datos, y no en “gut feeling”. Siguiendo estos principios, hemos incluido inteligencia artificial en nuestro módulo de KPIs, que además está disponible en cualquier paquete.
Este módulo permite ver datos de cada 1 de los módulos. Y en cuanto a inteligencia artificial, lo que hace el sistema es, basado en los datos históricos que tienes, por ejemplo, en tu módulo de eventos (el módulo que gestiona quejas, no conformidades, desvíos), el motor de interés artificial predice qué eventos muy probablemente van a quedar fuera de plazo. Hace esta estimación basado en el nivel de impacto, la causa raíz, la persona que ha asignado a su investigación… Todos estos datos que están ya en el módulo y que predecir un comportamiento adquirido, son los que utiliza el sistema para ayudar a predecir qué eventos se van a quedar fuera de plazo.
Este tipo de datos te permiten actuar de forma preventiva, y ser auténticamente “Data Driven”.
Otro ejemplo se da en el módulo de Documentos. No solamente se puede ver qué documentos han vencido, sino también el impacto que tienen estos documentos en cuanto a capacitación del personal. Aporta así información valiosa para poder priorizar qué documento actualizar antes.
